Centraal knooppunt 24/7

Het secretariaat is een soort centraal knooppunt, voor zowel interne als externe aangelegenheden. De knooppuntfunctie maakt dat een secretariaat het liefst altijd bereikbaar is. Dit trekt een grote wissel op de bemensing van het secretariaat. Viavox is in staat dit tijdelijke of structurele capaciteitsprobleem op te lossen. Dat doen wij door het verzorgen van secretariaatsdiensten. Wees gerust: in onze ervaring is beschikbaarheid tijdens kantooruren meestal afdoende, en juist de middagpauze is een piekmoment.

Receptie

De receptie is één van de toegangspoorten tot uw bedrijf. Daar wordt het imago van uw bedrijf ervaren, gemeten en gewogen. Viavox levert kundige en representatieve krachten om deze taak op de juiste manier uit te voeren.

Administratie

Door het creëren van overzicht wordt administratie een sturingsmiddel in plaats van een last of een doolhof. Viavox secretariaatsdiensten houdt op incidentele of structurele basis uw administratie bij.

Post, mail, mailings

Grotere partijen inkomende en uitgaande post en e-mail verwerken is tijdrovend precisiewerk. Op basis van een paar goede afspraken kan Viavox dit werk voor haar rekening nemen. Daarnaast kan Viavox ook de begeleidende zaken regelen, zoals naar prospects verstuurde mailings nabellen en afspraken maken.

Begeleidende brief

Een goede begeleidende brief bij (e-)mailings verhoogt uw kans dat uw aanbod aanslaat. Viavox kan u daarin van advies dienen of voorstellen doen. Uiteraard zorgen wij er ook voor dat externe adresbestanden worden gechecked. Daarna kunnen zij gebruikt worden om de begeleidende brief of e-mail op de juiste manier te personaliseren.

Directiesecretariaat

Het secretariaat van de directie heeft een belangrijke functie in de interne communicatie van bedrijven en organisaties. Zij boekstaaft en vertaalt de besluiten, regelt allerhande correspondentie en afspraken en vormt een vraagbaak voor de rest van de organisatie. Dit en meer is het terrein van Viavox secretariaatsdiensten. Met ervaren krachten kan uw directiesecretariaat tijdelijk of structureel worden onderhouden of ondersteund.

Secretariaat verenigingen, stichtingen, clubs

Viavox secretariaatsdiensten helpt deze organisaties aan continuïteit op het gebied van het secretariaat. Verenigingen, stichtingen, clubs, partijen oftewel organisaties waarbij ook veel met vrijwilligers wordt gewerkt, zijn op deze manier altijd bereikbaar. Voorts wordt de post verwerkt, vergaderingen genotuleerd, leden geïnformeerd, de boekhouding bijgehouden, correspondentie gevoerd, enzovoorts. Kortom: uw organisatie krijgt ook op secretarieel gebied de slagkracht die het verdient.

Een goed gesprek 

Viavox nodigt u uit om de vraagstukken van uw organisatie eens vrijblijvend te komen bespreken.